Reorganisatie communicatie Kievit

Kievit levert – onder de naam ‘Kievitamines’ – biologische groente- en/of fruitpakketten aan bijna 3.000 huishoudens. Daarnaast heeft zij een grote webshop met uitsluitend biologische voedingswaren en huishoudelijke producten.

Sebastiaan Bos heeft dat bedrijf in ruim 25 jaar opgebouwd en is blijven ontwikkelen. De inkoop, de eigen teelt, de logistiek, de marketing, de organisatie, het team is telkens verder uitgebouwd. Wij raakten daarbij in gesprek over de slimste manier om nieuwsbrieven voor de klanten op de slimste manier ook op de website te publiceren. Dat zette een complete reorganisatie van de marketing in beweging.

Alle communicatiekanalen komen aan de beurt

Wij zijn begonnen met tekst en vormgeving van de communicatiemiddelen van het bedrijf. Voor alle wekelijkse contactmomenten met de klanten – aanvragen, orderbevestigingen, spelregel-folders, vakantiemeldingen, wijzigingsbevestigingen – en niet te vergeten de nieuwsbrief met recepten is in de loop der jaren een hele serie mailtjes en leaflets gemaakt. Die hebben wij tegen het licht gehouden en in een uniforme stijl herschreven. Voor mails en drukwerk maakten wij nieuwe opmaak-templates.

Communicatiemiddelen koppelen

Terwijl wij daarmee bezig waren ontdekten wij mogelijkheden om dubbel werk tot nul terug te brengen en maximaal gebruik te maken van automatisering: aanmeldingen van nieuwe klanten via de site direct koppelen aan de klantenadministratie, automatische mailingen laten vullen met content uit de site, genereren van aanmeld- en bestelbevestigingen. Alles om de klant optimaal te informeren, hem/haar het contact zo makkelijk mogelijk te maken, maar tegelijkertijd het werk in de back-office minimaal te houden.

Nieuwe software voor de backoffice

Het afsluitende deel van het werk bestaat uit het programmeren van nieuwe software voor álle backoffice handelingen: klantenadministratie, abonnementenbeheer, wekelijkse productiegegevens en output voor facturering en incasso. Dit is voor ons uitgevoerd door onze partners van Outhands, Rijnsburg.

Deze volledig nieuwe automatisering van administratie, klantbeheer, productie én klant communicatie zal Kievit veel tijd besparen.

Volgens onze opdrachtgever:

“In een zeer complex automatiseringsproces heeft Hans van Dalen ervoor gezorgd dat het proces tot in detail ontleed werd. Voor ons als uiteindelijke gebruiker was het risico aanwezig dat we teveel op ‘dat zie je toch’ leunden, terwijl onze processen fijnmaziger waren dan we beseften.
Hans laveerde tussen ons en de softwareontwikkelaar als een procesleider met een volle bus Haarlemmerolie. Ook was hij de man die tijdens dipjes het tempo hoog en het ritme erin hield. Ik kan Hans dus van harte aanbevelen in complexere automatiseringsprocessen.”

Sebastiaan Bos, Kievit